컴플라이언스와 컴플라이언스 프로그램이란 무엇인가

기업은 다양한 법률과 규제의 적용을 받으며 활동한다. 동시에 조직 내부에는 임직원이 따라야 할 정책과 규정, 가이드라인과 행동기준이 존재한다. 이러한 법과 규정, 내부 기준을 준수하는 문제와 관련하여 사용되는 개념이 컴플라이언스(Compliance)이다.

컴플라이언스의 기본적인 의미는 비교적 단순하다. 그러나 기업이 실제로 컴플라이언스를 실현하고 유지하는 일은 단순하지 않다. 기업과 구성원이 관련 법규와 내부 규정, 각종 기준을 지속적으로 준수하도록 하려면 이를 위한 정책과 절차, 통제와 점검 체계가 필요하기 때문이다. 이러한 체계를 컴플라이언스 프로그램(Compliance Program)이라고 한다.

컴플라이언스란 무엇인가

컴플라이언스는 기본적으로 기업이나 조직에 적용되는 법률과 규정, 그리고 조직 내부에 확립된 가이드라인과 세부 규정에 부합하는 상태를 의미한다. 따라서 컴플라이언스를 단순히 법을 위반하지 않는 것으로만 이해해서는 충분하지 않다.

기업은 외부의 법률과 규제를 준수해야 할 뿐 아니라, 내부에서 정한 정책과 규정, 행동기준도 실제 업무 과정에서 지켜지도록 해야 한다. 즉 컴플라이언스는 정해진 기준에 부합하는 상태를 유지하는 것과 관련된다.

그러나 이러한 상태는 저절로 만들어지지 않는다. 조직의 구성원이 어떤 기준을 따라야 하는지 알 수 있어야 하고, 실제 업무에서 그 기준을 준수하도록 도와주는 제도와 통제가 필요하다.

컴플라이언스 프로그램이란 무엇인가

컴플라이언스 프로그램은 기업과 구성원이 관련 법규와 내부 기준을 준수하도록 하기 위해 마련하는 정책과 절차, 통제 체계를 의미한다.

미국 법무부는 컴플라이언스 프로그램을 부정행위를 예방하고 탐지하며, 기업 활동이 관련 형사법과 민사법, 규정과 규칙에 부합하도록 하기 위해 경영진이 수립하는 프로그램으로 설명한다.

이 정의에서 중요한 것은 예방과 탐지이다. 컴플라이언스 프로그램은 단순히 문제가 발생한 이후 위반자를 찾아내기 위한 체계가 아니다. 위법하거나 부적절한 행동이 발생하지 않도록 예방하고, 문제가 발생하거나 발생할 가능성이 있을 때 이를 발견할 수 있어야 한다. 이 관점에서 보면 컴플라이언스 프로그램은 조직이 준수해야 할 기준을 실제 행동과 연결하는 체계라고 할 수 있다.

자율 규율과 컴플라이언스

컴플라이언스 프로그램에서는 기업의 자율 규율(Self-policing)도 중요하다. 자율 규율은 기업이 정부나 규제기관의 조사와 제재에 의해서만 문제를 발견하는 것이 아니라, 스스로 조직 내부의 문제를 찾아내고 대응하는 것을 의미한다.

여기에는 기업이 자체적으로 문제를 발견하고 조사하는 것뿐 아니라, 필요한 경우 이를 정부나 사회에 자발적으로 공개하는 것도 포함될 수 있다.

이러한 의미에서 컴플라이언스는 외부의 규제를 수동적으로 따르는 활동만은 아니다. 기업이 스스로 자신의 행동을 점검하고 문제를 발견하며 시정할 수 있는 체계를 갖추는 것도 중요한 부분이다.

컴플라이언스 프로그램은 존재하는 것만으로 충분하지 않다

기업 내부에 컴플라이언스 프로그램이 구축되어 있다고 해서 임직원이나 대리인의 위법행위가 자동으로 방지되는 것은 아니다. 프로그램이 존재하더라도 실제로 실행되지 않거나 효과적으로 작동하지 않는다면 그 목적을 달성하기 어렵다. 따라서 컴플라이언스 프로그램에서는 구축과 실행을 함께 보아야 한다.

경영진이 프로그램을 적극적으로 실행하지 않거나, 조직이 정책과 규정을 형식적으로만 운영한다면 컴플라이언스는 문서상의 제도에 머무를 수 있다.

이 때문에 중요한 것은 프로그램 존재 여부가 아니라 실제로 작동하는가이다. 정책과 절차가 실제 업무에 적용되고 있는지, 문제가 발생했을 때 적절하게 발견하고 대응할 수 있는지, 필요한 경우 프로그램을 수정하고 개선하는지가 중요하다.

컴플라이언스 프로그램에는 비용이 필요하다

컴플라이언스 프로그램을 구축하고 운영하려면 비용이 발생한다. 관련 조직과 인력을 운영해야 하고, 정책과 절차를 만들고 관리해야 하며, 교육과 점검, 모니터링과 조사 등 다양한 활동을 수행해야 한다.

기업의 입장에서 이러한 활동은 모두 자원을 필요로 한다. 그런 까닭에 컴플라이언스 프로그램의 필요성을 평가할 때에는 운영 비용을 고려하지 않을 수 없다.

그러나 여기에서 한 가지를 함께 살펴보아야 한다. 컴플라이언스 프로그램을 운영하는 비용과 컴플라이언스 실패로 인해 발생할 수 있는 비용을 함께 비교해야 한다는 점이다.

컴플라이언스 실패는 무엇을 가져오는가

컴플라이언스 실패는 기업에 다양한 영향을 줄 수 있다. 기업 내부의 부정부패나 고객 기만, 위법행위와 비윤리적인 행동이 발생하면 정부와 규제기관으로부터 민사상 또는 형사상 책임을 추궁받을 수 있다.

고객과 거래 파트너의 신뢰를 잃을 수도 있고, 기업의 평판이 훼손될 수도 있다. 이러한 결과는 단순히 벌금이나 제재와 같은 직접적인 비용에만 그치지 않는다. 기업의 브랜드와 사업관계, 조직 내부의 신뢰와 경영의 지속성에도 영향을 미칠 수 있다.

컴플라이언스 프로그램을 비용으로만 간단히 정리할 수 없는 이유도 여기에 있다. 프로그램을 구축하고 운영하는 데에도 비용이 필요하지만, 제대로 된 컴플라이언스 체계를 갖추지 못했을 때 발생할 수 있는 비용과 손실 역시 함께 고려해야 한다.

기업의 평판은 중요한 자산이다

컴플라이언스 실패에서 얻을 수 있는 중요한 교훈 가운데 하나는 기업의 평판과 관련된다. 기업이 좋은 평판을 쌓는 데에는 오랜 시간이 필요하다. 고객과 임직원, 투자자와 거래 파트너의 신뢰는 기업의 행동이 오랜 기간 축적되면서 형성된다.

그러나 그 신뢰가 손상되는 데에는 긴 시간이 필요하지 않다. 중대한 위법행위나 비윤리적인 사건이 발생하면 기업의 평판은 단기간에 훼손될 수 있다. 기업의 평판은 브랜드와 함께 중요한 무형자산이다. 컴플라이언스의 문제는 단순한 법적 책임을 넘어 기업의 신뢰와 평판을 관리하는 문제와도 연결된다.

업무는 외주화할 수 있지만 책임은 외주화할 수 없다

기업은 다양한 업무를 외부 업체에 맡길 수 있다. 그러나 업무를 외주화한다고 해서 그 업무와 관련된 기업의 책임과 평판까지 외부에 넘길 수 있는 것은 아니다.

외주업체나 대리인, 비즈니스 파트너의 행동이 기업의 이름으로 이루어진다면 그 결과는 기업의 평판과 책임에 영향을 준다. 컴플라이언스의 범위를 기업 내부의 임직원에게만 한정해서 보아서는 충분하지 않은 이유도 그 때문이다. 기업과 함께 사업을 수행하는 외부 관계자에게도 적절한 기준과 통제가 적용될 필요가 있다.

컴플라이언스와 기업문화

컴플라이언스 프로그램이 효과적으로 작동하려면 제도와 절차만으로는 부족하다. 조직 안에 인테그리티(Integrity), 윤리적 가치, 고객에 대한 책임, 법규 준수를 중요하게 생각하는 기업문화가 형성되어야 한다.

특히 기업의 리더가 어떤 가치를 강조하고 실제로 어떻게 행동하는지는 조직문화에 큰 영향을 미친다. 경영진이 법규 준수와 윤리를 강조하면서도 실제로는 성과를 위해 규정 위반을 묵인한다면 구성원은 공식적인 정책보다 경영진의 행동을 조직의 실제 기준으로 받아들일 가능성이 높다.

기업의 리더는 인테그리티와 윤리적 가치를 말하는 데 그쳐서는 안 된다. 실제 의사결정과 행동에서도 그 기준을 보여주어야 한다. 그리고 이러한 기업문화는 기업 내부에만 머무르지 않아야 한다. 외주업체와 기타 비즈니스 파트너에도 기업이 중요하게 생각하는 기준과 가치가 일관되게 전달될 필요가 있다.

효과적인 컴플라이언스 프로그램이란 무엇인가

효과적인 컴플라이언스 프로그램은 많은 규정과 정책을 가지고 있는 프로그램을 의미하지 않는다. 기업이 준수해야 할 기준을 명확하게 하고, 위반을 예방하고 발견하며, 문제가 발생했을 때 적절하게 대응할 수 있어야 한다.

무엇보다 프로그램이 실제 조직에서 실행되어야 한다. 정책과 절차가 업무 과정에서 적용되고 있는지, 구성원이 이를 이해하고 준수하고 있는지, 문제가 발생했을 때 발견하고 시정할 수 있는지를 지속적으로 살펴보아야 한다. 그리고 이러한 제도와 절차를 조직 구성원이 자연스럽게 받아들이도록 하는 기업문화도 함께 필요하다.

컴플라이언스 프로그램은 구축하는 것만으로 완성되지 않는다. 프로그램이 실제 조직에서 작동하고 있는지 지속적으로 점검하고, 필요한 경우 수정하고 개선해야 한다.

컴플라이언스를 이해한다는 것은 결국 법과 규정을 알고 있는 것만을 의미하지 않는다. 기업이 준수해야 할 기준을 실제 조직의 행동으로 어떻게 구현하고 지속적으로 유지할 것인가를 이해하는 것이다. 컴플라이언스 프로그램의 의미가 여기에 있다. ⓒ grcbusiness